Sdílená pracovní místa

 Od září fungujeme v novém prostředí. Proč jsme se rozhodli přestěhovat, jak se změnily naše pracovní podmínky a jak se nám zatím „bydlí“ v novém? Na pár otázek ohledně naší nové adresy nám odpovídaly Zdenka, Líba a Saša.

Co bylo důvodem ke změně kanceláří?

ZB: Končila nám nájemní smlouva, stávající prostory již, bohužel, nevyhovovaly naši potřebám. Řešili jsme i možnost poměrně rozsáhlé rekonstrukce, což by ale nakonec, vzhledem k dispozicím staré budovy, vůbec nebylo možné realizovat.

LK: K našemu rozhodnutí navíc přispěla i situace s nástupem pandemie, která nám umožnila podívat se na potřeby našich budoucích prostor trochu jinou optikou. Home office byl v naší firmě využíván už před nástupem Covidu-19, ale v omezené míře a u vybraných pozic, zejména v redakční části firmy. Situace na jaře loňského roku nám dala možnost vyzkoušet si, jak je firma schopná fungovat v režimu plného HO. Téměř ze dne na den jsme převedli veškeré pozice, s výjimkou zaměstnanců skladu, do plného režimu home office, aniž by se jakkoliv snížila efektivita práce. V režimu home office, respektive v dobrovolné docházce zaměstnanců do kanceláří, jsme pokračovali i po odeznění první vlny pandemie vlastně až do termínu stěhování do nových prostor.

Z kolika budov jste ze začátku vybírali?

LK: V prvním kole našeho výběrového řízení jsme vybírali z celkem patnácti lokalit, v užším výběru jsme pak osobně navštívili 5 lokalit, které splňovaly mimo jiné i preferenci našich zaměstnanců – zůstat v blízkosti trasy metra linky C, v dochozí vzdálenosti od stanice metra.

Proč jste se rozhodli pro Mayhouse?

ZB: Proběhlo rozsáhlé výběrové řízení, navštívili jsme i několik dalších budov, ale Mayhouse nás nakonec oslovil nejvíce. Budova je nová, světlá, ekologická, odpovídala i našim požadavkům na lokalitu, přístupnost a dopravu. Zajímavé byly i možnosti dalšího využití, které budova nabízí.

Velmi lákavé také bylo to, že celý prostor byl „prázdný“. Takže jsme si vše mohli navrhnout tak, aby to co nejvíce odpovídalo našim potřebám. Architekt, pan Šindelář, pak odvedl velmi dobrou práci, kdy využil celý prostor a vše přizpůsobil našim potřebám a měnícím se požadavkům, kterých nebylo zrovna málo. Konečný výsledek je myslím více než uspokojivý a celý prostor je velmi reprezentativní a zároveň pohodlný.

Co všechno mohou zaměstnanci v Mayhouse využívat?

LK: Velkým bonusem našich nových prostor je možnost zaměstnanců využívat společné prostory, které Mayhouse pro své nájemníky vybudoval. Hned při vstupu do budovy narazíte na krásnou kavárničku, kde je možné posedět, případně i realizovat schůzky či malá setkání, sportovci pak uvítají možnost navštěvovat vybavenou posilovnu, nebo se účastnit skupinových cvičení, která zde probíhají. V blízkosti posilovny jsou pak plně vybavené sprchy a šatny, nezapomnělo se ani na cyklisty a možnost uskladnění jejich kol. V posledním patře budovy je nádherná velká terasa s dechberoucím výhledem na Prahu, vybavená zahradním nábytkem, která je přístupná všem nájemcům. Po dohodě s pronajímatelem je možné terasu zarezervovat pro pořádání soukromých firemních akcí. Toho jsme využili hned první měsíc po nastěhování a přichystali pro naše zaměstnance uvítací grilovací party.

Kolik metrů čtverečních mají vaše nové kanceláře?

ZB: Oproti původnímu prostoru jsme nyní zhruba na dvou třetinách. Bavíme se tedy cca o 2000 metrech čtverečních.

Mohli jste si nové prostory navrhnout sami? Jak to probíhalo?

LK: S definicí našich potřeb, výběrem vhodných prostor, vyjednáním podmínek i s projektovým řízením celé akce nám pomohla společnost Cushman&Wakefield, se kterou máme velmi dobrou zkušenost už z naší předchozí spolupráce.

V první řadě jsme nejprve potřebovali vydefinovat, co od našich nových prostor očekáváme a jaké podmínky pro svoji práci potřebují jednotlivé týmy, neboť způsob práce jednotlivých oddělení se výrazně liší. Jiné podmínky potřebují redaktoři, jiné pak například obchod nebo marketing. Velmi se nám osvědčilo zapojení našich zaměstnanců do celého projektu. Jednotlivá oddělení si definovala své zástupce – ambasadory, kteří se aktivně zapojili do tvorby nového spaceplanu. Díky detailní znalosti práce svého týmu pak dokázali významným způsobem přispět k celkovému rozvržení prostor i vybavení našich kanceláří, měli možnost vyjádřit se a ovlivnit architektonickou studii i celkový design a stali se nositeli myšlenky sdílených pracovišť. Díky skvěle připravené workplace strategy jsme tedy dokázali přesně definovat rozměry našich nových prostor, které respektují potřeby jednotlivých týmů, zajišťují dostatek míst na pracovní jednání i neformální setkávání našich zaměstnanců a umožňují nám efektivně využít každý metr, který si nyní pronajímáme.

Jak dlouho probíhalo stěhování? A jak bylo náročné?

ZB: Přípravy na stěhování se rozběhly už od začátku roku, bylo nezbytné vše pořádně naplánovat. Zároveň všichni kolegové postupně museli probrat a roztřídit věci na stěhování, na vyhození a k dalšímu použití. Poté jsme oslovili několik charitativních organizací. S kontakty nám pomohla naše Nadace Albatros. Povedlo se nám umístit spoustu pěkného nábytku. Mnoho krabic s knihami pak udělalo radost v dětských domovech, věznicích, školách.

Samotné stěhování pak probíhalo velmi intenzivně od 12. srpna až do otevření nové pobočky 6. 9. 2021. V tomto čase pak denně odjížděly plné stěhovací vozy směrem k Mayhousu, charitativním organizacím i sběrným dvorům. Na staré pobočce bylo nutné vše zlikvidovat a uklidit do poslední hmoždinky ve zdi a na nové pobočce zároveň vše vybudovat, koordinovat řemeslníky, stěhováky, dodavatele nábytku a všeho dalšího. Rozhodně to nebylo nijak nudné léto…

Proč jste se rozhodli pro sdílená pracovní místa?

LK: Příchod pandemie nám ukázal, že je možné věci dělat i jinak a že svět už nikdy nebude stejný jako před příchodem Covidu. Home office se stal pevnou součástí naší firemní kultury a s výjimkou pozic, u kterých není z podstaty jejich náplně práce možné pracovat z domova (skladoví operátoři, recepční či obchodní zástupci), budeme v kombinaci práce z kanceláře a práce z domova i nadále pokračovat.

Výhody práce z domova samozřejmě oceňují zaměstnanci, kteří mohou flexibilněji reagovat na různé životní situace a snížit riziko případné nákazy, nicméně výhody má tento režim i pro firmu. Díky snížené přítomnosti lidí v kancelářích jsme měli možnost naše prostory zmenšit a efektivněji využívat každého pracovního místa právě formou sdílení. Díky možnosti pracovat z domova více, než jsme byli zvyklí před příchodem pandemie, by bylo neefektivní držet pracovní místa, která by byla větší část týdne pravděpodobně neobsazená. Celý spaceplane je ale navržen tak, aby v případě, že se ve stejný čas sejdou na pracovišti všichni zaměstnanci, našel každý místo k práci. Toho jsme docílili vytvořením takzvaných hot míst, neboli míst, na kterých je možné krátkodobě pracovat, ale nejedná se o plnohodnotná pracoviště. Nevýhodu využívání práce z domova vidíme naopak v kreativní týmové části naší práce. Celkové uspořádání našich nových prostor se tedy zaměřilo na podporu kreativity a komunikace našich týmů. I přes využívání všech moderních technologií jako jsou videokonference, stále nejvíce funguje, když se lidé setkávají v inspirativním prostředí osobně, a to se nám v nových prostorách, myslím, povedlo.

Jaké to má výhody pro zaměstnance? A máte od nich už nějakou zpětnou vazbu?

ZB: Výhodou sdílených míst je možnost rozvržení našich pracovních dnů na práci z Home office a práci z kanceláře, vždy podle potřeb daného zaměstnance a oddělení. Je to pružnější, vzdušnější a ano, i tím šetříme metry čtvereční.

Převažují ty dobré a pochvalné zpětné vazby, tam kde cítíme nějaký problém, se ho snažíme vyřešit k oboustranné spokojenosti. Jde nám hlavně o to, aby se naši zaměstnanci cítili v těchto prostorách dobře a mohli v klidu vykonávat svou práci.

Byli kolegové rádi, že mohou po nekonečných homeofficech znovu do kanceláří?

LK: Troufám si říci, že v první řadě převládala zvědavost, jak nové prostory vypadají. Ačkoliv jsme v průběhu celého projektu předávali zaměstnancům prostřednictvím ambasadorů informace či náhledy architektonické studie, k návratu do kanceláře nám pomohla i skutečnost, že jdeme do něčeho nového, čistého, neokoukaného, a hlavně vybudovaného na míru přesně pro nás. Obecně ale mohu říci, že většina zaměstnanců návrat z home office uvítala a maximálně jim vyhovuje kombinace práce z domova a z kanceláře. Ale každý jsme jiný a určitě se i u nás najdou zaměstnanci, kteří by neměli problém pracovat z domova trvale. Na druhou stranu jsou zaměstnanci, kteří ačkoliv z domova pracovat mohou, potkáváte je v kanceláři každý den.

Co byste ještě chtěli v nových prostorách zlepšit, kdybyste měli tu možnost?

ZB: Osobně si myslím, že prostory jsou nyní plně vyhovující. Řešíme jen pár drobností. Každopádně nějaký prostor pro zlepšení je vždy, takže uvidíme, co nás časem napadne. 😊

Jak probíhalo přivítání v nových prostorách?

LK: Velmi milé překvapení pro nás připravil náš pronajímatel, a to v podobě vynikajících snídaní pro naše zaměstnance. Celý první měsíc po nastěhování na nás každé ráno čekalo v našich kuchyňkách bohaté občerstvení – bagetky, koláče, ovoce. Takže ti, co nestihli během home office nabrat nějaké to kilo navíc, to zcela určitě zvládli během prvního měsíce v nových kancelářích. 😊

Je něco, čím byste se chtěli v nových prostorách pochlubit?

LK: Zcela určitě ano. Už při navrhování architektonické studie a celého spaceplanu jsme pracovali s myšlenkou, že chceme do našich nových prostor dostat ještě něco víc a dotvořit naše nové prostory originálními díly našich výtvarníků.

AH: Ve chvíli, kdy jsem byla oslovena, abych navrhla výtvarníky, kteří vytvoří svoje díla do prostor naší společnosti, jsem zažívala docela protichůdné pocity. Trochu euforie, protože mě moc baví veliké formáty, a není právě častá možnost je uplatnit a zároveň se dostavila velká zodpovědnost. Vždyť se s vybranými díly budeme muset sžít, trávit čas v jejich blízkosti, a je možné, že nakonec budou mít vliv i na naši náladu.

Prostředí, které spoluvytvoří by mělo napomáhat naší kreativitě, a proto by jednotlivá díla neměla v prostoru až příliš dominovat. Byla jsem si vědoma, že každý jsme jiný, každý máme osobitý vkus a každý se cítíme dobře v trochu jiné atmosféře.

Navrhla jsem ty z výtvarníků, se kterými mám zkušenost a u kterých jsem předpokládala, že se dobře naladí na „naši notu“. Tím myslím to, že budou schopni naplnit požadavky našeho zadání, budou respektovat určitá umělecká omezení ve prospěch nás všech, kteří budeme s jejich dílem sdílet svůj pracovní čas.

S projektovým týmem jsme se nakonec rozhodli oslovit Barboru Kyškovou, Barbaru Šalamounovou, Matyáše Namaie, Kateřinu Šišperovou, Andreu Tachezy a Vančo Bystríka, výtvarníky, kteří pro naše nakladatelství ilustrovali některé z našich úspěšných knížek.

Jsou zvoleni tak, aby každý z nich reprezentoval trochu jiný výtvarný přístup, styl práce i typ knih z širokého sortimentu vydávaných titulů. Jedná se o výrazné umělecké osobnosti s charakteristickým uvažováním a rukopisem, a tak každý z nich dal konkrétnímu místu silný svébytný náboj.

Pro mnohé z nich bylo vytvoření murálu tohoto rozměru velkou výzvou a taky velkou neznámou. Byli tedy technicky vedeni pečlivou rukou vedoucí našeho grafického a DTP studia Nataši Vaňkové.

Věřím, že výsledný soubor děl je skutečnou hodnotou a něčím, čím jsme naše pracovní prostory skutečně pozvedli na úroveň interní galerie.

LK: Podle reakcí našich zaměstnanců i návštěv, které jsme již měli možnost v našich nových prostorách přivítat, můžeme věřit, že se nám celý koncept našich prostor opravdu povedl.